Hinweise zum Datenschutz
Zur Nutzung der Plattform Howspace im Rahmen der Fachtagung „Return to Job – mit Perspektive!“
1. Verantwortliche Stelle
f.em – femhealth empowered e.V.
Adenauerallee 117, 53113 Bonn
E-Mail: mail@f-em.org
2. Art der Daten und Zweck der Verarbeitung
Zur Begleitung der Fachtagung „Return to Job – mit Perspektive!“ am 22. Juni 2026 im Post Tower in Bonn nutzt f.em e.V. die asynchrone Kollaborationsplattform Howspace des finnischen Softwareunternehmens Howspace Oy mit Sitz in Bulevardi 6 A 14, 00120 Helsinki, Finnland.
Die technische Betreuung des Arbeitsbereichs erfolgt durch die p4d | partnership for development GmbH im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Mit Howspace besteht ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Howspace überträgt keine personenbezogenen Daten an Länder außerhalb der EU.
f.em e.V. übermittelt p4d eine Liste der Teilnehmenden und ihrer E-Mail-Adressen. p4d überträgt diese E-Mail-Adressen in die Plattform und sendet den Teilnehmenden aus der Plattform eine Registrierungsmail mit einem persönlichen Zugangslink zu. Aus Sicherheitsgründen läuft der Link nach spätestens einem Monat ab. Danach kann der Nutzer/die Nutzerin sich automatisch einen neuen Zugangslink an die hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen. Die zuvor eingegebenen Profildaten bleiben dabei erhalten.
Zur Registrierung und Erstellung Ihres Nutzerprofils werden folgende Daten erhoben:
• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname
• Organisation/Unternehmen (optional)
• E-Mail-Adresse zur Vernetzung (optional)
• LinkedIn-Profil (optional)
• Angaben zum beruflichen Umfeld
• Angaben zur Perspektive auf das Tagungsthema
• Persönliche Beweggründe und Erwartungen an die Tagung
Bei der Nutzung der Plattform werden folgende Nutzungsdaten verarbeitet:
• Beiträge in Kommentar- und Chatfunktionen
• Antworten in Umfragen und Schnellabstimmungen
• Informationen zu Ihren Aktivitäten im Arbeitsbereich (z. B. Aufrufe von Inhalten)
• Vernetzungsempfehlungen, soweit Sie entsprechende Angaben in Ihrem Profil gemacht haben
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
• Durchführung der Fachtagung und Bereitstellung des digitalen Arbeitsbereichs
• Fachlicher Austausch und Vernetzung der Teilnehmenden
• Dokumentation der Tagung (z. B. Bereitstellung von Vorträgen und Materialien)
• Evaluation der Tagung (anonymisiert)
• Verbesserung der Funktionalität des Arbeitsbereichs
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO.
Soweit Sie im Rahmen der Tagung freiwillig gesundheitsbezogene Angaben machen (z. B. zu eigener Betroffenheit), erfolgt die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Hinweis: Die Erteilung dieser Einwilligung steht Ihnen frei. Bei Nichterteilung der Einwilligung ist eine Nutzung des digitalen Arbeitsbereichs zur Fachtagung nicht möglich.
f.em e.V. ist verpflichtet, jederzeit nachweisen zu können, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung und damit rechtmäßig erfolgt. Deshalb wird Ihre erteilte Einwilligungserklärung aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 1 lit. a, Abs. 2 DSGVO).
4. Weitergabe der Daten / Empfänger
Ihre personenbezogenen Daten werden durch f.em e.V. sowie durch folgende Auftragsverarbeiter verarbeitet:
• p4d | partnership for development GmbH (technische Betreuung des Arbeitsbereichs)
• Howspace Oy, Helsinki, Finnland (Bereitstellung der Plattform)
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.
5. Widerrufsmöglichkeit
Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Wenden Sie sich hierzu bitte an mail@f-em.org. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
6. Dauer der Speicherung
Die o. g. personenbezogenen Daten werden so lange verarbeitet und aufbewahrt, wie dies für den oben beschriebenen Zweck erforderlich ist, längstens jedoch bis sechs Monate nach Abschluss der Fachtagung. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Eine Löschung erfolgt auch, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Die Einwilligungserklärung selbst wird gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO so lange aufbewahrt, wie das für die Erfüllung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erforderlich ist.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber f.em e.V. folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an mail@f-em.org.
8. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für f.em e.V. ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
9. Foto- und Videoaufnahmen während der Tagung
Während der Fachtagung werden durch eine:n von f.em e.V. beauftragte:n externe:n Fotograf:in Foto- und gegebenenfalls Videoaufnahmen angefertigt.
Die Aufnahmen dienen folgenden Zwecken:
• Dokumentation der Tagung
• Bereitstellung im digitalen Arbeitsbereich (Howspace-Nachlese)
• Öffentlichkeitsarbeit von f.em e.V. (Website, Newsletter, Berichte)
• Pressearbeit im Zusammenhang mit der Tagung
• Veröffentlichung in Social-Media-Kanälen von f.em e.V.
Rechtsgrundlage für die Anfertigung und Veröffentlichung der Aufnahmen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 22 KUG. Die Einwilligung erfolgt im Rahmen der Tagungsanmeldung sowie durch entsprechende Hinweise vor Ort am Veranstaltungsort.
Teilnehmende, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können dies vor Ort jederzeit kenntlich machen (z. B. durch ein entsprechendes Erkennungsmerkmal am Lanyard) und werden in diesem Fall nicht aufgenommen. Bereits angefertigte Aufnahmen können auf Wunsch nachträglich entfernt werden.
Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich an mail@f-em.org. Aufnahmen, die bereits in Druckerzeugnissen veröffentlicht wurden, können aus technischen Gründen unter Umständen nicht mehr zurückgerufen werden.
Stand: Mai 2026